Samenwerken en de autonomie bewaren in MS Teams

MS Teams is een onlinetool waarmee  je kunt samenwerken via chat, telefoon of videogesprekken. Het creëert een centrale omgeving waarin werknemers en groepen, ongeacht de plek waar ze zich bevinden, samen aan projecten kunnen werken en de informatie vervolgens ook beschikbaar kunnen stellen. Eenmaal geïnstalleerd, kost het geen moeite om Teams of Kanalen aan te maken of via de chat- of videocallfunctie met elkaar te communiceren. 

• Waarvoor wordt Teams gebruikt? Het gebruik van Teams is vaak een beslissing van de organisatie met als doel de informatie en de communicatie binnen de organisatie te stroomlijnen en te centraliseren. Dat houdt in dat enkel nog voor communicatie met externe partners e-mail zal gebruikt worden. Voor boodschappen waarop de zender meteen een reactie verwacht blijft de telefoon het geschikte kanaal.
• Welke Teams-omgevingen zijn relevant? Afhankelijk van de instellingen kunnen een oneindig aantal Teams en Kanalen aangemaakt worden. Om te vermijden dat het onoverzichtelijk wordt, is het aangewezen om eerst te controleren of er niet al eerder een Team of een Kanaal werd aangemaakt dat aan de behoeften van het nieuwe project voldoet.
• Geef elke Teams-omgeving een duidelijke naam. Je kunt hiervoor een fiche opstellen met richtlijnen, bijv. aparte afkortingen voor tijdelijke projectgroepen en vaste groepen.
• Creëer een heldere mappenstructuur, met sprekende namen, en spreek onderling af wat waar moet bewaard worden.
• Hoe snel worden leden van een Teamsgroep verondersteld om boodschappen te lezen? Verwacht niet dat collega’s meteen reageren. Voor dringende antwoorden en boodschappen zijn andere communicatiekanalen beter geschikt. Het is wel aangewezen om hier een richtlijn aan te geven, zoals 'binnen de 48 uur' of 'wekelijks'.
• Spreek af dat leden reageren met een like als ze een post gelezen hebben. Een duimpje staat in Teams voor ‘gelezen’ of ‘begrepen’. Het voorkomt onnodige berichten.
• Gebruik de @-functie om collega’s te taggen van wie je een specifieke actie of antwoord verwacht.
• Respecteer iemands status. Wijzig je status naar ‘niet storen’ als je niet gestoord wil worden en respecteer dat ook bij teamgenoten. Het mag geen signaal worden om een collega op andere manieren te proberen bereiken. Een chatbericht kan wel omdat de ontvanger dit pas ziet zodra zijn/haar/hun status weer op ‘beschikbaar’ staat.