Politique en matière de protection de la vie privée du Groupe IDEWE

Le Groupe IDEWE se compose de :

• IDEWE asbl, Interleuvenlaan 58, 3001 Louvain (n° BCE 0409 862 612), représentée par le Pr Lode Godderis, directeur général ;
• IBEVE asbl, Interleuvenlaan 58, 3001 Louvain (n° BCE 0436 612 044), représentée par le Pr Lode Godderis, administrateur délégué.

Coordonnées du responsable de la protection des données (DPO) : privacy@idewe.be

1. Traitement des données à caractère personnel : contexte juridique

IDEWE

En qualité de service externe pour la prévention et la protection au travail, IDEWE asbl accomplit ses tâches conformément :

• à la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail (loi sur le bien-être) ;
• au code du bien-être au travail ;
• à la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient ;
• au règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé « RGPD ») ; 
• à la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de l’exercice de la profession ;
• à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
• au contrat de services avec le client ou à la demande de la personne concernée.

Si l’employeur est affilié à IDEWE asbl, nous recevons dans la plupart des cas les informations sur l’emploi des travailleurs par l’intermédiaire de la Banque Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS). Il s’agit de données purement administratives comme le nom, le domicile, le numéro d’identification à la Sécurité sociale (NISS), la date de naissance, le statut, le sexe, la nationalité et la date de début et de fin de votre occupation.

IBEVE

Le Groupe IDEWE se compose, d’une part, d’IDEWE asbl, et d’autre part, d’IBEVE asbl, qui travaille sur une base contractuelle. Les services d’IBEVE asbl sont étroitement liés à l’ensemble de tâches légales d’un service externe de prévention, et couvrent notamment l’inventaire d’amiante, la gestion environnementale, l’hygiène du travail, la sécurité au travail, la coordination de la sécurité et la gestion de l’énergie.

2. Dans quel but traitons-nous vos données à caractère personnel ?

IDEWE

IDEWE asbl traite les données à caractère personnel conformément à la législation susmentionnée aux fins suivantes, dans le cadre d’une politique de bien-être générale :

• Mesures relatives à la surveillance de la santé
• Prévention des risques psychosociaux 
• Mesures dans le cadre de la gestion des risques et des accidents du travail
• Ergonomie au travail
• Organisation de formations
• Recherche scientifique (KIR)

L’une des tâches d’un service externe pour la prévention et la protection au travail est de faire de la recherche scientifique. C’est pourquoi IDEWE asbl y participe activement. Nous faisons preuve de transparence quant aux données que nous traitons dans le cadre de la recherche et appliquons strictement la réglementation relative à l’utilisation des données à caractère personnel dans la recherche scientifique. C’est pourquoi nous utiliserons systématiquement à cette fin des données anonymisées ou pseudonymisées. Ce n’est que dans des circonstances exceptionnelles et uniquement si cela est strictement nécessaire à la nature de la recherche ou avec le consentement des personnes concernées que des données à caractère personnel identifiables seront utilisées. 

Dans ce cadre, IDEWE asbl peut collaborer avec des partenaires et des établissements universitaires. À cet égard, IDEWE asbl respectera les mesures de sécurité nécessaires. En cas de données à caractère personnel identifiables, celles-ci ne sont communiquées qu’avec le consentement des personnes concernées.

• Communication d’informations et marketing

IDEWE asbl a l’obligation légale d’informer l’employeur et peut utiliser vos coordonnées pour se conformer à cette obligation. IDEWE peut également, dans ce cadre ou avec votre consentement, utiliser vos données à des fins commerciales, telles que le marketing direct, par exemple, pour vous envoyer des informations sur ses services/produits ou pour vous tenir informé par le biais de bulletins d’information. Vous pouvez vous opposer à cette utilisation à tout moment au moyen d’un opt-out.

IDEWE asbl peut également utiliser ces données pour créer un profil. La création d’un profil n’a aucune conséquence négative, mais permet d’améliorer l’expérience client et de proposer des offres sur mesure. 

Les coordonnées obtenues exclusivement dans le cadre de mesures liées à la surveillance de la santé ou à la prévention des risques psychosociaux ne sont jamais utilisées à des fins d’information ou de marketing. 

• Services partenaires

Dans le cadre des « Services partenaires », IDEWE asbl ne traite aucune donnée à caractère personnel, sauf indication contraire expresse.

Le Client veille à conclure un contrat de traitement de données avec le Partenaire dans la mesure où la législation et la réglementation applicables, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) l’exigent. 

IBEVE

IBEVE asbl traite des données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Services dans le cadre de
  • analyse d’amiante
  • gestion environnementale
  • hygiène du travail 
  • sécurité au travail
  • coordination de sécurité
  • gestion énergétique
• Organisation de formations
• Marketing

IBEVE asbl peut également traiter les données de ses contacts à des fins commerciales, telles que le marketing direct, par exemple pour vous envoyer des informations sur ses services/produits ou pour vous tenir informé par le biais de bulletins d’information. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment au moyen d’un opt-out.

IBEVE asbl peut également utiliser ces données pour créer un profil. La création d’un profil n’entraîne aucune conséquence négative, mais permet d’améliorer l’expérience client et de proposer des offres sur mesure. 

3. Sur quelles bases juridiques les données sont-elles traitées ? 

IDEWE

• Mesures relatives à la surveillance de la santé

  Le traitement est nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur le consentement éclairé de la personne concernée.

• Prévention des risques psychosociaux

  Le traitement est nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur le consentement éclairé de la personne concernée.

• Mesures dans le cadre de la gestion des risques et des accidents du travail

  Le traitement est nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur le consentement éclairé de la personne concernée. Dans certains cas, le traitement peut également avoir pour objectif de défendre les intérêts légitimes d’IDEWE asbl.

• Ergonomie au travail

  Le traitement est nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur le consentement éclairé de la personne concernée. Dans certains cas, le traitement peut également avoir pour objectif de défendre les intérêts légitimes d’IDEWE asbl.

• Recherche scientifique (KIR)

  Le traitement est nécessaire pour satisfaire à une mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur le consentement de la personne concernée. Par ailleurs, les données sont traitées à des fins historiques, scientifiques et statistiques. Cette pratique est toujours considérée comme compatible avec les finalités initiales, à condition que le chercheur respecte les règles énoncées à l’article 89.1 du RGPD (article 5.1.b du RGPD).

• Organisation de formations

  Le traitement est nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la mission légale qui incombe à IDEWE asbl ou repose sur l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou sur la base du consentement explicite de celle-ci. Dans certains cas, le traitement peut également avoir pour objectif de défendre les intérêts légitimes d’IDEWE asbl.

• Communication d’informations et marketing

  Le traitement est nécessaire pour respecter une mission légale qui incombe à IDEWE asbl, sur la base du consentement de la personne concernée, d’un intérêt légitime ou d’un « soft opt-in ». 

IBEVE

Services dans les domaines de l’analyse de l’amiante, de la gestion environnementale, de l’hygiène du travail, de la sécurité au travail, de la coordination de la sécurité et de la gestion énergétique

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel IBEVE asbl est partie, ou repose sur le consentement explicite de la personne concernée. 

Dans certains cas, le traitement peut également avoir pour objectif de défendre les intérêts légitimes d’IBEVE asbl.

• Organisation de formations

  Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel IBEVE asbl est partie ou auquel la personne concernée est partie, ou repose sur le consentement explicite de la personne concernée. 

  Dans certains cas, le traitement peut également avoir pour objectif de défendre les intérêts légitimes d’IBEVE asbl.

• Marketing

  Consentement de la personne concernée, intérêt légitime ou sur la base d’un « soft opt-in ». 

4. Quels types de données à caractère personnel sont traitées ?

IDEWE

IDEWE asbl reçoit toutes les données directement de l’employeur ou de la personne concernée elle-même et par l’intermédiaire de la Banque Carrefour de la Sécurité sociale. IDEWE asbl utilise les informations reçues uniquement aux fins suivantes, sauf convention explicite contraire avec le travailleur.

Nous traitons ces données à caractère personnel afin de respecter nos obligations administratives et légales en tant que service externe pour la prévention et la protection au travail.

Par ailleurs, il est nécessaire, pour notre organisation interne et notre gestion de la qualité, de constituer et de gérer des dossiers afin de garantir la transférabilité, la traçabilité et la vérifiabilité des données, par exemple dans le cadre des contrôles effectués par les autorités compétentes. Ces traitements sont effectués dans l’intérêt d’une exécution efficace, fiable et conforme de notre mission légale en tant que service externe.

Afin d’exécuter correctement les tâches qui lui sont attribuées en tant que service externe pour la prévention et la protection au travail, il est important qu’IDEWE asbl dispose des données suivantes :

• Mesures relatives à la surveillance de la santé
  • Les données d’identification telles que, entre autres, le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, le pays de naissance et le numéro de registre national ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse personnelle et éventuellement les coordonnées d’un contact en cas d’urgence ;
  • les informations sur le travail, telles que les fonctions exercées, les risques liés à ces fonctions, la date de début et de fin de l’occupation (si votre ou vos employeurs(s) est ou sont affilié(s) à IDEWE asbl) ;
  • les informations de nature privée qui peuvent avoir une influence sur la santé du travailleur ou sur la fonction exercée, telles que les hobbies, le sport ainsi que la consommation de tabac, d’alcool et de drogues ;
  • les informations en matière de santé telles que les antécédents personnels et familiaux, les grossesses, les médicaments pris, l’anamnèse et la biométrie, etc. ;
  • les données psychosociales liées à l’exposition des travailleurs à des risques psychosociaux au travail, telles que définies dans le code du bien-être au travail.
  • le contenu des échanges concernant le travailleur avec le client ou d’autres professionnels de santé ;
  • les coordonnées du client.
     
• Prévention des risques psychosociaux 
  • Les données d’identification, telles que le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, le pays de naissance et le numéro de registre national ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse personnelle et éventuellement les coordonnées d’un contact en cas d’urgence ;
  • Données psychosociales liées à l’exposition des travailleurs à des risques psychosociaux au travail, telles que définies dans le code du bien-être au travail. Il s’agit de données pouvant, entre autres, contenir des informations sur l’organisation du travail, le contenu du travail, les conditions de travail, les conditions de vie au travail et les relations interpersonnelles au travail, ainsi que sur leur impact potentiel sur le bien-être psychologique et, le cas échéant, physique des travailleurs.
  • le contenu des échanges concernant le travailleur avec le client ou d’autres professionnels de santé ;
     
• Mesures dans le cadre de la gestion des risques et des accidents du travail
  • Les données d’identification, telles que le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, le pays de naissance et le numéro de registre national ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse personnelle et éventuellement les coordonnées d’un contact en cas d’urgence ;
  • les informations sur le travail, telles que les fonctions exercées, les risques liés à ces fonctions, la date de début et de fin de l’occupation (si votre ou vos employeurs(s) est ou sont affilié(s) à IDEWE asbl) ;
  • les informations de nature privée qui peuvent avoir une influence sur la santé du travailleur ou sur la fonction exercée, telles que les hobbies, le sport ainsi que la consommation de tabac, d’alcool et de drogues, etc. ;
  • les données relatives aux accidents du travail, tels que définis dans le code du bien-être au travail ;
  • les données nécessaires dans le cadre de la gestion des risques. 
     
• Ergonomie au travail
  • Les données d’identification, telles que le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, le pays de naissance et le numéro de registre national ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse personnelle et éventuellement les coordonnées d’un contact en cas d’urgence ;
  • les données relatives à l’ergonomie et à la santé liées à l’exposition des travailleurs à des risques en matière d’ergonomie au travail, telles que définies dans le code du bien-être au travail.
     
• Recherche scientifique (KIR)
  • IDEWE asbl utilisera toujours des informations rendues anonymes ou pseudonymisées. Ce n’est que dans des circonstances exceptionnelles, et uniquement si cela s’avère strictement nécessaire pour la nature de la recherche que des données à caractère personnel identifiables seront utilisées.
     
• Organisation de formations
  • Les données d’identification telles que le nom, le prénom, la date de naissance ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
  • les résultats et les attestations de formation.
     
• Communication d’informations et marketing
  • Les données d’identification telles que le nom, le prénom, la fonction ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
  • les informations fournies par les cookies conformément à la politique en matière de cookies et aux outils d’analyse.

IBEVE

• Services dans les domaines de l’analyse de l’amiante, de la gestion environnementale, de l’hygiène du travail, de la sécurité au travail, de la coordination de la sécurité et de la gestion énergétique
  • Les données d’identification, telles que le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, le pays de naissance ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse personnelle et éventuellement les coordonnées d’un contact en cas d’urgence ;
  • les informations sur le travail, telles que les fonctions exercées, les risques liés à ces fonctions, la date de début et de fin de l’occupation (si votre ou vos employeurs(s) est ou sont affilié(s) au Groupe IDEWE) ;
  • les coordonnées du client.
     
• Formations
  • Les données d’identification telles que le nom, le prénom, la date de naissance ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
  • les résultats et les attestations de formation.      
     
• Marketing 
  • Les données d’identification telles que le nom, le prénom, la fonction ;
  • les coordonnées, telles que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
  • les informations fournies par les cookies conformément à la politique en matière de cookies et aux outils d’analyse.

5. Qui a accès aux données à caractère personnel ?

• Le personnel compétent du Groupe IDEWE. Nous faisons ici une distinction entre les différents types de données à caractère personnel (ex. : données administratives, données médicales, etc.) pour déterminer les droits d’accès. Par exemple, les données médicales ne sont accessibles qu’au personnel médical. Pour certaines actions administratives spécifiques (ex. : attribution du courrier entrant), le personnel administratif d’appui reçoit également un accès temporaire et limité aux seules données médicales nécessaires à cette action.
• Les intervenants avec qui une concertation est nécessaire, par exemple dans le cadre du dossier de santé ou psychosocial (uniquement avec l’accord du travailleur) ;
• Le client lui-même, en ce qui concerne les données à caractère personnel administratives et non médicales ;
• Les organisations ou les services d’inspection auxquels le Groupe IDEWE est tenu légalement de remettre des données à caractère personnel. 

Si, pour des raisons particulières, un tiers (un fournisseur de logiciel, par exemple) doit accéder à certaines données à caractère personnel, le Groupe IDEWE prendra les mesures nécessaires pour garantir la protection et la confidentialité de ces données. Le Groupe IDEWE conclura dans ce cadre un contrat de sous-traitance avec le tiers, tel que défini par le RGPD.

Sous réserve de pseudonymisation et d’agrégation, IDEWE traite également un ensemble limité de données, en collaboration avec d’autres services externes et l’organisation faîtière Co-Prev, en vue d’établir des statistiques au niveau sectoriel et de formuler des propositions de politiques relatives au bien-être au travail.

Nous ne partageons jamais les dossiers de santé électroniques avec des tiers ou avec l’employeur ou les employeurs. Si votre employeur choisit un autre service externe pour la prévention et la protection au travail et que le contrat avec IDEWE asbl arrive à échéance, IDEWE asbl transmettra alors les informations contenues dans le dossier de santé au nouveau service externe de votre employeur. Et ce, conformément à la loi sur le bien-être et au code du bien-être au travail.

6. Protection de vos données à caractère personnel

Le plan de protection du Groupe IDEWE tient compte de tous les domaines décrits dans les principes de la norme ISO 27000. Le Groupe IDEWE garantit un niveau de protection adapté au risque, assorti de mesures techniques et organisationnelles telles que :

• le verrouillage des données à caractère personnel ;
• la garantie permanente :
  • de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données traitées ;
  • de la résilience de nos systèmes de traitement et services ;
• une intervention rapide en cas d’incident physique ou technique ;
• une procédure de test approfondie.

Afin de protéger les informations de manière adéquate, le Groupe IDEWE applique une classification des données. Cela signifie que plus les informations sont sensibles, plus la protection est élevée.

Tous les membres du personnel du Groupe IDEWE ont signé une clause de confidentialité faisant partie intégrante du contrat de travail.

Pour certains traitements, le Groupe IDEWE fait appel à un sous-traitant (par exemple, un fournisseur de logiciel ou un imprimeur). Le cas échéant, un contrat de sous-traitance est conclu. Le Groupe IDEWE s’assure ainsi que tout se déroule conformément au RGPD, avec les mesures de protection et obligations organisationnelles et techniques correspondantes.

7. Délais de conservation

Le Groupe IDEWE ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons reçues, pour l’exécution d’un contrat ou pour le respect d’une obligation légale. Ces périodes dépendent de la finalité pour laquelle les données sont utilisées et du type de services offerts, car certains aspects sont fixés par la loi. L’accès aux données archivées est restreint. À l’expiration du délai de conservation, vos données à caractère personnel sont définitivement supprimées ou anonymisées.

IDEWE asbl est tenue de conserver également le dossier de santé des travailleurs qui ne font plus partie du personnel soumis à la surveillance de la santé pendant au moins 15 ans après le départ du travailleur. C’est pourquoi IDEWE asbl conserve les informations relatives à un travailleur pendant au moins quinze ans après son départ ; les données administratives sont également soumises à ce délai de conservation. 

Nous dérogeons à cet égard au droit à l’effacement des données en raison de la surveillance de santé prolongée. En effet, l’impact de certains risques n’est visible qu’à long terme. Ce délai est fixé dans la législation sur le bien-être au travail.

Les données psychosociales sont conservées par IDEWE asbl pendant au moins 15 ans. Dans le cadre des aspects psychosociaux, un délai de conservation légal de vingt ans s’applique aux demandes formelles et informelles. Pour les questionnaires dans le cadre d’une analyse de risques aspects psychosociaux, un délai de conservation de 15 ans s’applique.

8. Utilisation du numéro de registre national à des fins d’identification

IDEWE asbl a obtenu de la Commission de la protection de la vie privée l’autorisation d’utiliser le numéro de registre national pour l’identification univoque des travailleurs et pour la communication avec l’employeur. 

Quels sont vos droits ?

1. Droit de consulter les données à caractère personnel dont le Groupe IDEWE est en possession.

Vous avez le droit d’obtenir confirmation quant au traitement ou non de vos données à caractère personnel (y compris les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel et la durée de conservation estimée) et, le cas échéant, d’accéder notamment aux informations suivantes :

• le dossier administratif : vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données administratives.
• le dossier psychosocial : vous avez le droit de disposer d’une copie des entretiens avec le conseiller en prévention aspects psychosociaux.
• le dossier de santé : vous avez le droit d’obtenir une copie de votre dossier de santé. Avec votre accord, nous pouvons également transmettre les documents figurant dans votre dossier de santé à votre médecin traitant.

Ce droit ne porte pas atteinte aux exceptions prévues par la loi ni aux droits et libertés d’autrui. 

2. Droit de rectification

Si vous constatez que certaines données à caractère personnel sont inexactes, vous avez le droit de les faire rectifier.

3. Droit à l’effacement

Dans la plupart des cas, le droit à l’effacement des données est très limité ou ne s’applique pas, parce que IDEWE asbl est soumis à des obligations légales de conservation.

4. Droit de limitation du traitement

5. Pour certaines données à caractère personnel (comme le dossier de santé), des dispositions légales qui en réglementent la transmission s’appliquent.

6. Droit d’opposition

IDEWE asbl est tenue par des obligations légales de traitement, en raison desquelles le droit d’opposition ne s’applique pas dans de nombreux cas. Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de prospection.

7. Droit de retirer son consentement

Si un traitement nécessite un consentement explicite, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement. Attention : d’un point de vue légal, le retrait n’a de conséquences que pour les traitements ultérieurs, et jamais pour les traitements déjà effectués.

8. Décision individuelle automatisée

Si une décision venait à être prise sur la base d’un processus décisionnel individuel automatisé, les garanties nécessaires seraient mises en place. Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision automatisée, nous vous fournissons également des explications détaillées sur le processus décisionnel, et sur votre droit à une intervention humaine.

9. Droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de surveillance de la protection des données

 privacy@idewe.be. 

Vous avez également le droit de déposer une plainte à cet effet auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, au numéro +32 (0)2 274 48 00, ou via contact@apd-gba.be. 

10. Exercice des droits individuels

Sauf si le mode de demande a été fixé (comme en ce qui concerne la transférabilité du dossier de santé), vous pouvez exercer vos droits en déposant une demande datée.

Puisqu’il s’agit souvent de données sensibles, le Groupe IDEWE souhaite être absolument certain de votre identité. Une adaptation ou une consultation peut en effet avoir de lourdes conséquences, par exemple pour le dossier de santé.

Si les données d’identification qui nous ont été transmises n’en apportent pas la preuve, nous demanderons des preuves complémentaires de votre identité.

Dans le cas le plus extrême, nous demanderons une copie de votre carte d’identité. Vous pourrez biffer toutes les données qui ne sont pas pertinentes pour votre identification, comme le numéro de carte d’identité. 

Il est également possible d’introduire une demande datée en envoyant un e-mail signé électroniquement, auquel peut éventuellement être jointe une copie de la carte d’identité, selon les mêmes modalités que celles décrites ci-dessus.

Le Groupe IDEWE se réserve le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité et publie systématiquement la version mise à jour sur son site Web.